Koulutuskalenteri tietosuoja

Hyvä Koulutuskalenterin ilmoittaja, 

Tietosuoja on terveydenhuollon ammattilaisille tärkeä asia. Pro Medico ylläpitää Lääkärien Täydennyskoulutuskalenteria sekä Taitoni.fi mobiiliportfoliota, jotka sisältävät henkilötietoja.

EU:n tietosuoja-asetus astuu voimaan toukokuun 2018 lopussa. Kerromme lyhyesti, miten Koulutuskalenteri on suojattu, miten tiedot voi tarkistaa ja poistettua tarvittaessa.

Pro Medico voi käyttää Koulutuskalenterin yhteystietoja kertoakseen kalenterin toimintaan liittyviä asioita. Tiedot ovat yhdistyksen käytössä vain siihen sovituin käyttötarkoituksin. Tietoja ei luovuteta kenellekään. Koulutuksen ilmoittajasta käyttäjästä on vain ne tiedot, mitä käyttäjä on itse ilmoittanut sovellukseen. Kaikki omat tiedot voi tarkistaa verkossa ilmoittajanäkymässä.

Tietojen muodostuminen

Koulutuskalenteriin ilmoitetaan Lääkäreille suunnattuja koulutustapahtumia, jotka julkaistaan sähköisesti osoitteessa http://koulutuskalenteri.promedico.fi/  ja painettuna Lääkärilehden koulutusilmoituksissa. Ilmoitusta tehdessä ilmoittaja kertoo yhteystietonsa (nimi, sähköposti ja puhelinnumero). Ilmoituksen jättöpäivä tallentuu tietoihin. Ilmoittaja näkee kaikki tietonsa ilmoittajanäkymässä.  Koulutustapahtuman yhteyshenkilöistä on vastaavat yhteystiedot, jotka näkyvät koulutusilmoituksen yhteydessä ja koulutustapahtuman tiedoissa. Ilmoittamalla tilaisuuden, ilmoittaja suostuu yhteystietojensa tallentamiseen koulutustapahtuman yhteyteen.

Sisältö ja oikeudet

Pro Medico on kehittänyt Koulutuskalenterin palvelun, mutta ilmoittaja vastaa kunkin koulutustapahtuman sisällön oikeellisuudesta. Lomakkeen alareuna

Tietojen suojaaminen

Koulutuskalenterin tietokanta on Data Prisma Oy:n Kongressi-ohjelmassa. Palveluun tunnistaudutaan käyttäjätunnuksella ja salasanalla. Palvelun oma käyttäjätunnus ja salasana luodaan ensimmäisen käyttökerran yhteydessä. Ensimmäisellä kerralla ilmoittaessa tunnukset lähetetään ilmoittajan sähköpostiin. Palveluun voi tunnistautua myös Lääkäriliiton Fimnet-käyttäjätunnuksilla. Tietokannan suojaamisesta voit lukea lisää www.dataprisma.fi

Tietojen päivitysoikeus on vain tehtäviensä perusteella määritellyillä henkilöillä. Muutokset ja tietojen lisäykset kirjataan tietokantaan käyttäjätunnusten ja päivämäärien kera.

Koulutuskalenterin tiedot ovat Data Prisma Oy:n Pro Medicolle toimittamassa Kongressi-ohjelmassa. Tietojen tekninen suojaaminen perustuu palvelun turvalliseen sijoituspaikkaan Suomessa, huolelliseen ohjelmistosuunnitteluun ja tietoturvaa parantavien tekniikoiden laajaan käyttöön.

Palvelun asiaton käyttö estetään sallimalla kirjautuminen omalla käyttäjätunnuksella ja salasanalla tai Lääkäriliiton Fimnet –palvelun avulla. Palvelun oma käyttäjätunnus ja salasana luodaan ensimmäisen käyttökerran yhteydessä. Ensimmäisellä kerralla koulutusta ilmoittaessa tunnukset lähetetään ilmoittajan sähköpostiin.

Käyttäjä voi ylläpitää palvelussa omia tietojaan pääosin itse. Muutoin tietojen päivitysoikeus on vain tehtäviensä perusteella määritellyillä rekisterinpitäjän ja käsittelijän henkilöillä. Palveluun kirjautumiset, tietojen lisäykset ja muutokset kirjataan tapahtumalokeihin käyttäjätunnusten ja ajankohdan kera. 

Tietojen tarkistaminen, korjaaminen ja luovuttaminen

Koulutuskalenterin henkilörekisterissä on koulutuksen ilmoittajan nimi, sähköposti ja puhelin. Koulutuskalenterin tietoja käyttäjä pääsee tarkastelemaan omalla tunnuksellaan. Palveluun tallennetaan vain ilmoittajan ilmoittamat tiedot. Sähköpostiosoitetta käytetään kalenterin sisäiseen tiedottamiseen. Puhelinnumeroa voidaan käyttää ongelmatilanteissa teknisen tuen tarjoamiseen. Tietoja voi vapaasti muokata. Tietoja ei luovuteta kenellekään.

Tietojen hävittäminen

Koulutuskalenterissa ilmoittajan tiedot (nimi, sähköposti, puhelinnumero) säilyvät ja ovat käytettävissä seuraavan ilmoituksen tekemistä varten. Tietoja ei hävitetä erikseen. Pyynnöstä voidaan hävittää ilmoittajan tietoja, mutta koulutustapahtumien tiedot (sisältö, aika) säilytetään, jotta myöhemmin koulutukseen osallistuneille voidaan antaa tietoja tapahtumasta esimerkiksi todistuksena. Koulutustapahtuman tiedot näkyvät Taitoni.fi  -sovelluksessa. Ilmoittajan tietojen hävittäminen tapahtuu lähettämällä sähköpostia palaute@promedico.fi. Kun ilmoittajan tiedot poistetaan, hän ei voi käyttää aiemmin tekemiään koulutusilmoituksia uusien koulutusten pohjana. Data Prisma Oy huolehtii tiedon hävittämisestä.

Hyvää lisätietoa tarjolla

Duodecim Oppiportin ”Tietosuoja terveydenhuollossa” www.oppiportti.fi , on verkkokurssi, jossa aihetta käsitellään potilastietojen näkökulmasta. Kurssi soveltuu hyvin yleiseen tietosuojan periaatteiden kertaamiseen.